对广州地区公证行业信息化建设的思考
时间 2015-12-17 浏览量 984次
广州市番禺公证处 姓名：刘丽冰
1997年召开的首届全国信息化工作会议，对“信息化”定义为：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。”信息化代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。在当今科技飞速发展的时代，计算机的应用普及千家万户，信息化已成为社会发展的趋势，信息化水平与一个国家、一个部门的发展水平成正比，信息化的高低也体现着一个国家、一个部门的综合实力和文明发展程度。
广州公证行业经过五十多年的发展，从法院里面的一个内设科室到一个独立于法院的部门，从原有的几十位兼职的公证工作人员到现在几百位专职的公证人员，从一年仅有少量的公证案件到现在每年有几十万件公证案件，公证行业在广州地区发挥着越来越重要的作用。因此，加强广州地区公证行业信息化建设，对公证行业的发展有着举足轻重的意义：
一、公证行业信息化有利于提高公证行业办证效果与效率。公证行业信息化最重要的目的就是通过公证系统的电子化、网络化等科技手段，增进资源共享，提高信息的传递速度，减少手工办证出现的错漏，节约办证的成本，提供网络公证业务咨询、公证案件查询，方便人民群众，提高优质、高效的公证服务。
二、公证行业信息化有利于拓展新兴公证业务。从古到今，社会的需求都不是一成不变的，公证行业也应当随着社会的变化而改变。在现在科技日新月异的社会，人们对公证业务的要求呈现出多元化、多样化的趋势。比如说网页证据保全，以前没有计算机、没有网络的时代，没有人会对网络上的信息要求办理证据保全公证，但现在，随着计算机的普及和网络的迅猛发展，人们为了更好地保护自己的合法权益，对网络上的信息通过公证进行保全证据的要求越来越普遍，试问，如果公证机构没有相应的电子设备，又如何能适应现代社会发展的需求呢？
三、公证行业信息化有利于促进公证行业有序、良好地发展。不容置疑，公证行业经过五十多年的发展，很多资深的公证员已经有一套以前办理公证案件遗留下来的做法，这些做法在过去也许是对的，但在现在，这些做法就未必能适应这个社会的发展和法律的需要。要改变、整顿这些不合时宜的做法，最好的方法就是通过信息的公开，让这些做法暴露在阳光底下，让他人去检视、纠正错误，才能让公证行业不断完善。
四、公证行业信息化有利于完善公证管理。随着时代的发展，公证行业的管理模式要逐步实现从行政型管理为主向服务型管理为主的转变；管理内容要实现从粗放管理向精细管理转变；管理方式要实现从静态管理向动态管理转变；管理方法要从他律为主向自律为主转变；管理手段要从传统型向现代智能化转变。适应这样的时代要求，再不努力建设好公证行业的信息化，就永远只能落伍，就永远存在差距。
公证行业的信息化建设是公证机构发展的必然趋势，是实现传统管理向现代管理的一场革命，是公证机构服务科学发展和实现自身科学发展的重要举措。广州地区的公证行业和公证机构很早就意识到信息化建设的重要性，他们在信息化建设方面的发展已经展开很多年了，投入了大笔的金钱和配备了大量的专业人员，由于多方面的原因，信息化建设仍然存在着不少问题：
一、守旧观念制约信息化建设。有不少同行不约而同地提出了一个观点，就是经费困难制约了公证行业信息化的建设。我不赞同这个观点，我认为，制约信息化建设的是观念没有转变。拿广州市广州公证处来说，该处每年的公证费收入有几千万元，不可否认，该处的开销也很大，但是，有规定每个公证处每年都需要提取收入的10%作为发展基金，也就是说有几百万可以用作发展公证机构的费用，该处如果每年用一百万放在信息化建设上，信息化建设就会向前迈进一大步。每一场革命的发生都会导致一部分人的利益受到损害，革命的开始肯定会受到这部分人的极力反对，但是，不能因为有阻力就放弃革命，否则，社会永远不能进步。信息化建设同样是一场革命，因为它将会打破传统的办证模式，将办证的程序、结果通通放到信息平台上面，由于信息化倡导资源共享，所以信息是公开的，这就会将办证过程中不合法、不合理的方方面面进入人们的眼中，如此一来，每个公证处、每个公证员必须按程序、按规范办证，受到损失的人当然不希望发展信息化，甚至是阻挠信息化建设。所以，作为领导者必须认清大局，坚决发展信息化建设，公证行业才能有良好的发展空间。
二.缺乏复合型人才制约信息化建设。我这里说的人才不单单是指法律专业人才，而是既懂法律又懂网络和管理的复合型人才。因为公证行业的信息化建设是一个系统的建设，包括从咨询、受理一直到归档、数字统计到财务管理、行政管理，都涵盖在信息化系统里面，没有对整个过程都了解的人才是很难将信息化系统制作完善。现在广州的公证处都是使用非帆的系统，问题总是层出不穷，发现问题就对系统进行修修补补，既浪费时间又浪费人力物力。
三、忽略平台的应用制约信息化建设。从2007年到现在，广州地区的公证机构都在使用非帆的操作系统，而且每个公证处都定期将案件的数据传输到统一的服务器内，但这个操作系统没有发挥它本身的作用，公证处之间连查询案件信息都无法做到，更谈不上其它方面的资源共享了。还有，有的公证处在财务方面还停留在传统的方法管理，没有实际应用非帆系统的统计功能，因此财务人员每天都要处理大量的单据。
改变这样的状况，要学会用科学发展观的思维，以需求为向导，应用为重点，提高工作效率为核心，加强基础建设，完善建设规划。我们要对现有的信息化状况进行优化和再造，整合资源，建立高效、协调、规范的工作机制和信息共享机制，形成全面覆盖、高效灵敏的管理信息网络，使信息化建设成为为公证工作服务，为领导决策服务，为民服务的重要窗口和重要手段，达到转变职能、共享信息、规范运作、提高效率的目的。为了达到这个目的，我提出促进信息化建设的几个观点：
一、提高公证人员的素质。就算信息化建设的硬件设备如何先进，使用这些设备的人员素质水平低，也无法使设备发挥最大的功用，所以，提高公证人员的素质应当放在首位。如何提高公证人员的素质呢？我认为：
（一）转变传统观念，从认识信息化建设开始。信息化建设并不是针对某部分人，更不是为了损害某部分人的利益，从长远上看，它将会提高公证人员的收入水平。公证信息化建设的应用使得繁琐的谈话笔录、证词拟稿都有相对固定的模板，只要在模板上输入正确的信息就可以化繁为简，而其出错的机率也大大降低，无形中，办证的效率就提高了，办证越多收入就越高；利用系统的信息化，办证的程序和收费都严格按照系统的收费标准，不多收不少收，当事人花钱也花得明白，公证处收费也收得合法，公证处之间、公证员之间也不用再为争取案源而降低收费标准吸引顾客，杜绝恶性竞争，还可以树立公证行业的良好、公正的形象。
（二）加强公证人员对计算机、网络、操作系统的培训。记得2007年刚刚开始使用非帆操作系统的时候，很多同事都抱怨系统很麻烦，这是因为大家对系统的操作并不熟悉而导致的，我处利用晚上的时间对全体人员进行了多次培训，在使用非帆系统的三年里，完善了系统的多个方面，现在，我处的同事都不愿意在非帆系统外受理公证案件了。
（三）在公证人员中挖掘、发展复合型专业人才。如果从公证处外招聘具有丰富计算机专业知识的人员进来公证处担任计算机管理员的角色，倒不如挖掘、发展公证处内具有法律、管理相关经验又具备基本计算机专业知识的人员来担任。因为现在大部分的年轻人已经能熟练地操作计算机，甚至是懂得编程方面的知识，在公证处里面，同样有这种人存在，他们在公证处工作，对公证的办证流程、公证管理等各方面都非常熟悉，只要把他们相对薄弱的计算机专业知识提高，他们就能够把公证、管理、计算机的相关知识融会贯通，对公证信息化建设的发展大有裨益。
二、健全公证信息的网络对接，达到资源共享。主要包括建立公证内部办证系统与管理系统的信息连接平台、公证处之间的信息共享平台、公证处与社会之间的信息查询平台。
（一）建立公证内部办证系统与管理系统的信息连接平台。以我处为例，非帆操作系统可以统计每个公证员一段时间内的办证数量、办证质量、办证效率以及办证收费，但是我处的财务人员没有使用上该系统的数据，主要原因是非帆系统与我处的财务系统不兼容，财务人员始终要把财务数据重新输入财务系统，造成重复劳动、资源浪费。所以，应当攻克办证系统与管理系统之间连接的难题。
（二）建立公证处之间的信息共享平台。公证处之间可以互相查阅其他公证处办理的公证案件，一方面节省发函查询公证书的麻烦，可以查到当事人是否曾经有骗取公证书的情况，如当事人故意遗漏继承人、隐瞒遗嘱和遗赠扶养协议或提供虚假证明材料，另一方面，公证处之间通过公证案件的查阅可以互相监督，取长补短。公证处之间还可以通过平台交流疑难案件、重大案件的经验方法，提高公证办证效率和公证文书的质量。
（三）建立公证处与社会之间的信息查询平台。现在很多政府部门都已经开通了自己部门的网页，如广州市房屋和国土资源管理局番禺区分局，只要打开他们的网页就可以在网上查询到办理各项业务的程序、已受理业务的办证情况、房地产的相关资料等等，人们不需要出门就可以查询到有关的信息。而我们公证系统的网页就缺少了让当事人查询办证情况、查询公证书基本情况的内容，当事人只有到公证处查询或者打电话到公证处、承办公证员查询，造成当事人不便也造成承办公证员时间的浪费。
三、增强网络安全系数，限制公证信息过度公开。在公证信息化建设过程中，公证机构是一个代表国家的行使公证职能的部门，对信息平台的安全和内容的权威性、严肃性、完整性有较高的要求，所以应当采取防病毒、防入侵、制定管理制度等相关的措施。同时，还应当加强公证信息的保密，如公证当事人的个人信息、公证事项的内容、公证处和公证人员的收入等等。上面提到的当事人查询的公证信息和这里的公证信息的范围不同，公证信息不能全部都对外公开，只能在合法、合理的范围内公开部分的信息，公证信息的过度公开就会侵犯他人的合法权益，造成社会对公证处的误解。
四、公证信息化建设需要统筹规划。每个公证处都是公证系统的一员，公证处之间既独立又相互依存。公证信息化建设需要投入大量的资金和人力，如果领导者对信息化建设能够做到统筹规划、顾全大局，可以节省投入的资金和人力，达到更好的效果。例如，广州地区的公证处都在使用非帆操作系统，这个系统原来由广州市广州公证处投入资金开发的，现已经推广到广州其他的公证处使用，为了适应每个公证处办证的要求，各公证处又分别投入人力物力对该系统作了不同程度的修改，如果能够由广州公证处统一牵头、其他公证处参加修改非帆系统，可以省事又省钱，而且统一的操作系统减少建设信息共享平台的阻力。
公证行业的信息化建设从无到有，经历了多年的发展达到今天的规模，有赖上级部门和各位领导的支持和指导，信息化建设一定要发展而且要发展得越来越好。
参考文章:
1、《我对公证信息化建设的认识及建议》，衡正公证处，作者夏泽芳；
2、《烟台市牟平区人民法院信息化建设事迹简介》；
3、《以科技为先导，惠城区法院六项措施打造信息化法院》，惠州市中级人民法院；
4、《法院信息化建设现状及问题分析》，中国法院网，作者代正伟；
5、《以信息化建设推动司法政务管理》，黑龙江省桦南县人民法院，作者刘雪峰；
6、《推进公证信息化建设的几点思考》，作者江力伟；
7、《浅谈当前电子政务建设的韬略》；
8、《公证信息化建设的实践与思考》，青田县公证处，作者夏威特。
